Garante Privacy, rilevazione delle presenze tramite dispositivi smartphone – Pronuncia 08/09/2016
Il Garante Privacy, con pronuncia dell'8 settembre 2016, accoglie un’istanza di verifica preliminare volta a semplificare la rilevazione della presenza dei dipendenti, che lavorano per lo più all’esterno della sede aziendale, attraverso l'utilizzo di dispositivi smartphone, dettando al contempo una serie di misure a tutela dei lavoratori. In particolare il sistema potrà conservare, per massimo 5 anni, i soli dati relativi a data e orario della “timbratura” virtuale ed alla sede di lavoro, eliminando il dato relativo alla posizione del lavoratore, passibile di errori di rilevazione. In applicazione dei principi di trasparenza e correttezza, il sistema dovrà altresì essere configurato in modo tale da rendere sempre visibilesullo schermo del dispositivo un'icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva. Inoltre la configurazione dell'applicazione dovrà essere tale da impedire il trattamento anche accidentale di dati ultronei (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica, alla navigazione in internet o altre informazioni presenti sul dispositivo).
Prima dell’avvio del nuovo sistema di accertamento delle presenze, dovrà essere effettuata notificazione al Garante, indicando i tipi di trattamenti e le operazioni che intendono compiere, e fornire ai dipendenti un’informativa comprensiva di tutti gli elementi (tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento). Le società dovranno, infine, adottare tutte le misure di sicurezza previste dalla normativa per preservare l’integrità dei dati e l’accesso a persone non autorizzate.